Gestion du dossier individuel de l’agent public territorial
Le principe
L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier individuel pour chaque fonctionnaire titulaire ou stagiaire, du recrutement à la cessation définitive de ses fonctions. Cette obligation s’applique également aux agents contractuels.
Celui-ci constitue un document unique, ouvert lors de toute prise de fonction initiale, au sein d’une administration publique. Il est de ce fait créé par la première administration d’embauche.
L'existence d'un dossier individuel constitue une garantie pour les agents qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur égard l'autorité ayant pouvoir de nomination et pouvoir disciplinaire. Il peut également être géré sur support électronique.
Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, c’est à dire les informations relatives à l’exercice des fonctions ou, plus généralement, les éléments permettant d’apprécier sa manière de servir, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. En revanche, il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent.
Le Centre de Gestion joue un rôle de soutien auprès des employeurs locaux dans la mise en œuvre du statut de la fonction publique territoriale en suivant la carrière des agents relevant des collectivités et établissements publics qui lui sont affiliés. C’est une de ses missions institutionnelles obligatoires.
Ainsi, le pôle "Carrières" tient à jour les dossiers individuels de plus de 14.000 agents au total. L’objectif est de garantir le suivi de carrière entre les différents employeurs, tout au long de la vie professionnelle du fonctionnaire.
Pour ce faire, les collectivités et établissements affiliés doivent transmettre l’ensemble des décisions administratives individuelles relatives à la carrière de leurs agents. Cette transmission permet :
- au CDG 34 de constituer et de tenir à jour une copie des dossiers individuels de vos agents et de vous accompagner dans le suivi de leur carrière ;
- aux collectivités et établissements affiliés de respecter leurs obligations de tenir un dossier individuel par agent.
Contact
Pôle Carrière
carriere@cdg34.fr
04 67 04 38 94
Pour aller plus loin :
Il n'existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel.
| Documents obligatoires | Documents temporaires | Documents interdits |
| Etat civil, recrutement : copie de la carte d’identité, livret de famille, attestation d’assurance maladie, diplômes de l’agent, extrait du bulletin n°2 du casier judiciaire, | Attestation de scolarité des enfants | Résultats d’expertises, diagnostics établis par les médecins |
| Formation : demandes de formation et réponse de l’autorité, courrier de refus, attestations de formation, bilans de compétences/VAE | Notification changement d’adresse | Toute mention faisant état des opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent |
| Carrière : tous les arrêtés administratifs de l’agent, la fiche de poste, avis du CST | Demande d’autorisation d’absence | Certaines sanctions disciplinaires peuvent être effacées : sanction 1er groupe : 3 ans de date à date Sanction du 2eme et 3eme groupe : effacement à la demande de l’agent après 10 ans de services effectifs à partir de la date de la sanction. |
| Evaluations professionnelles : fiche de notation, entretien professionnel, demande de révision, avis du CST | Congés annuels autorisés | |
| Sanctions : sauf les avertissements | ||
| Absences : arrêtés de mise en congé de maternité, paternité et maladie, visite médicale | ||
| Courriers divers : demande écrite de temps partiel, recours gracieux, mise en demeure, arrêt de travail |
Ci-après la liste des actes à transmettre OBLIGATOIREMENT dans un délai de 2 mois:
- Les décisions de nomination ou de titularisation
- Les décisions d’avancement d’échelon et de grade
- Les décisions relatives la mise à disposition, le détachement, l’intégration, la disponibilité, la mise en congé parental, la mise en congé de présence parentale
- Les décisions d’affectation ou de mutation
- Les sanctions disciplinaires autres que celles du premier groupe, ainsi que les avis des organismes siégeant en conseil de discipline
- Les arrêtés portant attribution ou retrait de la NBI
- Les arrêtés relatifs au temps de travail
- Les arrêtés relatifs à la fin de carrière : radiation pour retraite, décès, mutation, licenciement, démission
S’il veut consulter son dossier, l’agent doit établir une demande. L’autorité territoriale doit donner une suite favorable, sauf demande abusive de l’intéressé(e).
La consultation doit avoir lieu dans les locaux de l’administration, sous surveillance de cette dernière.
2 modes d’envoi sont disponibles selon le poids de vos documents :
- Pour les envois de moins de 10 Mo : carrieres@cdg34.fr (pas de fichier « zip » à cette adresse)
- Pour les envois de plus de 10 Mo : BLUEFILES
Pour réaliser un envoi avec BlueFiles :
Je clique sur le lien https://bluefiles.com/cdg34/carrierescdg34fr
Je saisis mon adresse mail
Je clique sur le lien reçu par mail permettant d’accéder à l’étape suivante à savoir la page de dépôt elle-même. Ce lien a une durée de validité de 15 mn.
